L’ utilisation de son véhicule personnel pour des voyages d’affaires donne droit à l’employé, sous réserve de conditions, au remboursement des frais kilométriques par l’employeur , sous forme d’un taux forfaitaire ou d’une indemnité kilométrique réelle. Le calcul des frais de kilométrage et des indemnités de kilométrage répond à des normes strictes. Rappel des règles et conseils pour faciliter la tâche des employés et du service comptable.
Remboursement des frais de kilométrage par l’employeur
Charge kilométrique : qu’est-ce que c’est ?
Les dépenses professionnelles correspondent, pour mémoire, aux dépenses encourues par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Le remboursement de ces dépenses est encadré et peut prendre différentes formes. Les indemnités de kilométrage appartiennent à cette catégorie si le voyage est dûment justifié et qu’elles relèvent du cadre législatif.
Les frais de kilométrage — ou indemnité de kilométrage — font référence aux dépenses engagées par employés et gestionnaires dans l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre de l’exercice d’une mission professionnelle.
Conformément au barème de calcul des frais de kilométrage établi par l’administration fiscale, l’employé ou l’agent peut déduire ses dépenses — carburant, usure, assurance… — du montant de son impôt sur le revenu. Cet avantage fiscal bénéficie, sous réserve de conditions, aux salariés de l’entreprise qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle, quel que soit leur statut ou leur niveau de rémunération — le dirigeant est impliqué de la même manière que le salarié du SMIC ou de l’ETAM.
Allocations kilométriques : les conditions de
prestation Les frais kilométriques ne peuvent être remboursés que sous certaines conditions.
- Premièrement, levéhicule ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise . Dans ce cas, les coûts encourus sont déjà supportés par l’entreprise, de sorte que l’employé ne peut pas réclamer une indemnisation.
- En revanche, le salarié doit être en mesure de justifier ses frais de déplacement en informant l’entreprise de la date, du lieu du voyage, du nombre de kilomètres parcourus et du nom du client concerné par le voyage.
- Deuxièmement, la franchise kilométrique ne peut être appliquée que si le trajet est de plus de 50 km et que la destination se trouve à plus d’une heure et demie en transports publics . Si le trajet est inférieur à ces distances, l’employé n’a pas droit au remboursement de ses frais de kilométrage par l’employeur.
- Enfin, bien sûr, il est important de se rappeler que les indemnités de kilométrage ne peuvent correspondre aux déplacements professionnels que lorsque l’ employé utilise son véhicule personnel.
Les frais de déplacement ne peuvent être remboursés, comme indiqué ci-dessus, que si le salarié est obligé d’utiliser son véhicule d’affaires dans le cadre de ses voyages d’affaires. Cela lui permettra d’être indemnisé selon le calendrier annuel de kilométrage s’il effectue un processus d’affaires en se rendant à un prospect, s’il va à un client, s’il va à un restaurant avec un client (il devra alors faire un compte de dépenses s’il paie pour le restaurant), etc.
Compensation kilométrique pour les déplacements domicile/travail ?
En général, on considère que letrajet pour se rendre au travail n’est pas remboursé à titre d’honoraires professionnels . Toutefois, selon l’URSSAF, un tel voyage peut s’inscrire dans ce cadre s’il est établi que le salarié doit prendre son propre véhicule pour travailler en raison de problèmes d’horaire qui ne lui permettent pas de prendre les transports en commun ou si ce transport ne lui permet pas de se déplacer près de son lieu de travail de travail.
Attention : pour bénéficier du remboursement des frais de kilométrage par l’employeur, il faut toutefois prouver que l’éloignement impliquant l’obligation de prendre son propre véhicule n’est pas lié à la commodité personnelle. Veuillez notez que l’employé doit certifier qu’il ne porte pas un collègue qui a droit à cette indemnité de kilométrage.
Coûts réels ou indemnité forfaitaire de kilométrage ?
Calcul des coûts réels selon l’échelle kilométrique ou l’indemnité forfaitaire kilométrique pour la gestion de votre véhicule personnel : la question se pose régulièrement pour calculer la déduction fiscale applicable au moment de la déclaration d’impôt. 2 possibilités en effet : la déduction forfaitaire de 10%, ou la déduction de frais kilométriques pour leur montant réel, en application du barème des impôts. Le point sur ces deux alternatives.
Coûts réels
Les coûts réels, en tant que frais professionnels, sont calculés à la lumière des dépenses encourues par le salarié dans le cadre de son travail, pour le montant exact des dépenses encourues par le salarié.
En principe, l’administration fiscale accorde une déduction forfaitaire automatique de 10 % sur le revenu imposable du salarié.
Lorsque le montant de dépenses engagées à des fins professionnelles est clairement plus élevé, l’administration fiscale autorise le calcul des frais de kilométrage sur la base du calcul des dépenses réelles. Autrement dit, l’employé peut déduire les coûts kilométriques réels engagés selon l’échelle kilométrique afin de bénéficier d’un avantage fiscal encore plus attrayant. Attention : les frais de kilométrage pour le calcul de la franchise kilométrique doivent être dûment justifiés.
Que couvrent les franchises kilométriques ?
L’ indemnité de kilométrage est destinée à couvrir toutes les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel pendant un voyage d’affaires. Sont considérés comme des voyages d’affaires : visites à un client, voyages d’exploration, livraison…
Les dépenses qui doivent être remboursées au moyen de l’allocation de kilométrage comprennent :
- Frais kilométriques liés à l’usure du véhicule : nettoyage et entretien du véhicule, changement de pneus, frais de réparation et amortissement du véhicule.
- Le coût de assurance auto.
- Le carburant.
- Les frais de stationnement.
Remarque : si un employé doit se rendre à un rendez-vous professionnel et se garer dans un parking payant, il peut être remboursé sur présentation de la facture. Cependant, s’il travaille au cœur de la ville et est obligé de se garer dans un parking payant pour se rendre au travail, les coûts ne seront pas supportés par l’entreprise. Il existe toutefois des exceptions, comme le remboursement des frais de déplacement à domicile ou au travail (contraintes de temps et situation géographique).
Déduction forfaitaire ou calcul des coûts réels : les règles de cumul
Dans le cas d’une option de déduction basée sur le calcul des coûts réels, le bénéfice de l’indemnité forfaitaire par kilomètre est exclu. Cependant, il est possible de déduire certains frais qui ne sont pas inclus dans le calendrier de kilométrage. Ces dépenses comprennent les dépenses suivantes :
- Frais de péage.
- Frais de stationnement et de garage.
- Frais de réparation en cas de accident.
Barème des droits kilométriques 2020
Le barème des frais de kilométrage 2020 pour le calcul de la déduction de kilométrage applicable à la déclaration de revenus de 2020 n’est pas encore publié. Voici l’échelle IK 2019.
Remboursement des frais de kilométrage à l’exclusion des voitures
Remboursement des frais de kilométrage par vélo
Depuis 2016, l’administration fiscale autorise le remboursement des frais de kilométrage , au moyen d’une allocation kilométrique, pour les déplacements à vélo.
Les règles de calcul des frais de kilométrage :
- Le remboursement est effectué sur la base de 25 centimes d’euros par kilomètre parcouru.
- Chaque salarié n’a pas droit à un remboursement d’un montant supérieur à 200€ par an.
Veuillez noter que l’utilisation d’un vélo électrique a également droit au remboursement des frais de kilométrage, dans les mêmes conditions.
Le paiement de l’indemnité kilométrique liée à l’utilisation de son vélo personnel par l’employé n’est pas obligatoire pour l’employeur.
Remboursement kilométrique pour scooter
Malgré la croissance de ce mode de transport, leGouvernement n’a pas encore mis en place de règlements sur le remboursement et le calcul des coûts kilométriques des scooters . Il est probable que, compte tenu de l’évolution des douanes, l’application de la franchise de kilomètre aux scooters devrait évoluer — avec le paiement d’une indemnité par kilomètre parcouru.
Remboursement par kilomètre pour le covoiturage
Les employés qui utilisent le covoiturage ne peuvent pas accumuler d’allocations kilométriques : seul le propriétaire du véhicule peut demander le remboursement de ses frais de kilométrage.
Lire également : Gestion des états de dépenses — les erreurs les plus courantes
Allocation kilométrique et kilométrique : Sortir du puzzle
La gestion des frais de kilométrage peut prendre beaucoup de temps et souvent un effort administratif important. Tout cela a un coût qui peut être réduit en optimisant la gestion des frais de kilométrage . Comment ? Utilisation d’une application complète conçue pour répondre aux attentes de chaque professionnel, quelle que soit la taille de la structure. Le N2F a été conçu à cet effet.
Une application tout-en-un pour gérer vos quotas de kilométrage
Parmi les avantages de l’application N2F figure le module Google Maps, intégré à la fois à l’application mobile et à l’application web, ce qui permet de gagner un temps précieux. Il offre la possibilité de trouver rapidement la distance parcourue, idéal si vous avez oublié de lire votre compteur. Pas besoin de quitter l’application pour obtenir les informations dont vous avez besoin pour rembourser votre prime de kilométrage. Vous entrez les lieux de départ et d’arrivée, N2F calcule automatiquement la distance parcourue, y compris les étapes de l’itinéraire, le cas échéant, ainsi que le montant des frais de kilométrage à rembourser. L’application est toujours à jour avec le barème des frais de kilométrage applicable et l’applique automatiquement en fonction de la puissance fiscale de votre véhicule. Le indéniable : une preuve de voyage est générée immédiatement et associée à votre voyage.
Ce module est associé à celui appelé Places. L’objectif est toujours de gagner du temps, ce module vous permet d’entrer le nom de l’entreprise sans avoir à chercher son adresse vous-même. La distance sera automatiquement calculée.
Une autre caractéristique clé de cette application dédiée aux frais de kilométrage est la possibilité d’enregistrer les voyages favoris. Si vous avez des clients récurrents, il n’est pas rare que vous les rendiez régulièrement, de sorte que vous n’avez pas à perdre du temps à saisir cette route à nouveau. Une fois enregistré, il vous suffit de le ramasser et de l’ajouter à vos voyages mensuels. Pour un restaurateur qui s’approvisionnera tous les jours ou toutes les semaines au même endroit, cette fonctionnalité est un must.
Mais nous avons choisi d’aller encore plus loin en considérant toutes les possibilités. Ainsi, N2F est en mesure de déduire la distance au travail si un de vos employés quitte la maison et non de l’entreprise pour aller à un client, grâce à la fonction « départ de ma maison ».
Dans N2F, vous pouvez facilement configurer votre véhicule : puissance fiscale, énergie… Vous pouvez même photographier tous les documents réglementaires, tels qu’une carte grise et un certificat d’assurance.
Optez pour une gestion plus simple et plus intuitive de vos frais de kilométrage et oubliez les calculs apothicaires. N2F est une solution fiable qui vous assure d’être à jour avec la réglementation en vigueur, afin de vous protéger contre tout ajustement fiscal. En effet, l’échelle de kilométrage est modifiée en temps réel dès sa publication. Cependant, si vous avez la possibilité d’appliquer votre propre balance, nous vous permettons de personnaliser notre application. Essayez notre application 2F gratuitement.
Tag : comprendre les remboursements kilométriques